ZOOMのブレイクアウトルームの使いかた
こんにちは、ミテモ株式会社の小林です。 新型コロナウイルスの影響を受け、４月からの新入社員研修を企画していた人事部門からのお問合せが相次いでいます。 「２週間の集合研修を実施予定ですが、受講者を全国から東京に集めるわけにもいきません。 とはいえいきなり配属というのも難しいですし……」 「企画していた研修をどうにか実施したいのですが……。 ｅラーニングやオンラインでの研修はできませんか？」 こんなお悩みをたくさんいただく中で、ミテモとしてはオンライン会議システムのZoomを活用した「オンライン研修」をご提案しています。 しかしこのような状況の中で、オンラインは確かに案の一つではあるものの、初めての経験だしなかなかイメージがわきにくく決断に困っている、というのが研修ご担当者さまの現状かと思われます。 そこで今回から複数回に分けて、Zoomを始めとしたツールを活用してオンラインで研修を実施するノウハウをお伝えさせていただきます。 オンライン研修ではワークができない！？ オンライン研修についてのご相談で多いものは「イメージがわかない」ということ。 会議などで利用されたことがある場合でも、オンライン研修だとワークをするのも難しいだろうし、講義だけになってしまうのでは？と懸念をされているようです。 結論から申し上げると、そんなことはありません。 むしろオンラインだからこその強みを活かすことで、よりインタラクティブな研修を実施できる可能性すら考えられます。 ということで今回のテーマは「オンライン研修でのワーク」。 実際にミテモで実施したテストプレイの様子も踏まえながらお伝えいたします。 欠かせない前提知識 Zoomの便利機能「ブレイクアウトセッション」とは まずはZoomの特徴とも言える便利機能「ブレイクアウトセッション」をご紹介します。 「ブレイクアウトセッション」とは、端的に言えばオンライン上に小グループを作る機能です。 例えば、集合研修では、20人の受講者がいたら、大抵４人で１島を作ってもらい、その中でグループワーク等を行ってもらいます。 「ブレイクアウトセッション」はこの「島」をオンライン上で実現するためのツールです。 この機能を活用することで、20人でも100人でも、瞬時に4人組や2人組を作り、ペアワークやグループワークに取り組んでもらうことができるのです。 イベントなどでよく用いられるワールドカフェやディスカッションは、この機能をフル活用することで簡単に実現できます。 実際にオンラインでのイベントやセミナー、もしくは録画されたプレゼンテーションの映像などを見たことがある方はわかると思いますが、集合研修のようにその場にいるわけではない状態で長時間画面で人が話しているのを「聴く」という行為は、想像以上にきついものです。 そのため、オンラインでの研修ではむしろワークの割合を多めにとり、できるだけ受講者側に参加してもらうような設計を心がけることが重要になります。 ディスカッションだけじゃない、工夫次第で広がる「ブレイクアウトセッション」の活用法 ミテモではこれまでもZoomを活用した様々な取組みを行ってきましたが、今回新人研修をオンライン化したいという多数のご要望をいただいたため、新人研修でよく使われるワークのオンライン化を行っています。 ちょうど先日インソースグループの１年目社員や内定者を対象に、冒頭でご紹介したテストプレイを実施しました。 本コラムの最後には様子をお伝えするビデオも掲載しておりますので、ぜひご覧ください。 1見えないからこそのリアル「電話応対ロールプレイ」 新人研修でよく行われるワークがロールプレイです。 名刺交換や来客対応、挨拶の仕方など、講義で聴くだけでなく実際に試してみる「ロールプレイ」は重要なワークです。 オンラインの研修では、ロールプレイはその内容によって向いているものと、できないものに分かれます。 例えば、名刺交換は相手なしではなかなか難しいワークですし、来客対応なども格好だけのワークになってしまいます。 一方で、実際には顔が見えないのに、集合研修では仕方なく対面で行っているロールプレイも存在します。 その一つが「電話応対」です。 SNSやチャットを介したコミュニケーションが一般的になっている今、新人研修での電話応対のロールプレイは絶対に欠かせない項目です。 しかしこれまでの集合研修では、目の前にいる人と電話応対のロールプレイを行うケースがほとんどだったのではないでしょうか。 実際の電話では、当たり前ですが相手は見えない中で、声色や間から相手の雰囲気を察しながら応対することが重要になります。 顔が見えないからこそ、反応が伺えず慣れない言葉遣いに緊張するのであり、目の前の仲のいい同期社員と実施しても「リアル感」は損なわれてしまいます。 しかしZoomを使ったオンライン研修では、お互いのビデオ機能をオフにするだけで「顔の見えない、リアルに即した電話応対のロールプレイ」が実現可能です。 実際にテストプレイをしてみたところ、顔の見える状態では喋りだしのタイミングや表情を通じたコミュニケーションがとれていたものが、顔が見えなくなることで緊張感が増し、同時に話してしまったり、緊張して聞きたいことを忘れてしまったりといった様子が伺えました。 実際受講者に聞いてみたところでも、「顔が見えない中で、相手の反応をうかがいながらおこなうことでリアルさがあった」とのことです。 このようにオンラインだからこそうまくいくワークというものもあるようです。 他にもオンライン研修では、場所の制約なく参加ができるというメリットを活かし、ロールプレイ時だけ先輩社員にログインしてもらい、相手役をしてもらう、といった方法も考えられます。 また簡単にペアを切り替えられるため、通常であれば２〜３回程度しか行えないワークを、ペアをどんどんと変えながら5回10回と繰り返すことも可能です。 こういった手法は、場所的な制約のある集合研修ではなかなか難しいでしょう。 2録画機能と投票機能で実施できるプレゼンテーション大会 もう一つおすすめのワークがプレゼンテーション大会です。 新人研修では、「プレゼンテーション」だけでなく報連相やロジカルシンキングなどの分野でも、発表してもらうワークをよく活用します。 そこで今回は「学生時代に頑張ったこと」をテーマに１分間プレゼンテーション大会を行いました。 ここで２つZoomの機能をご紹介します。 一つ目が録画機能。 この機能は文字通りZoomに映っている画面を録画し、動画書き出しをしてくれる機能です。 そしてもう一つが投票機能。 この機能は、Zoomの画面上に簡易なアンケートを作成し、受講者に答えてもらう機能です。 もちろん集計や結果のフィードバックも可能です。 この２つの機能を活用することで、オンラインだからこそのプレゼンテーションワークが簡単に実施できます。 基本的な進め方は通常の研修と同じ。 テストプレイでは「学生時代に頑張ったこと」のようなテーマを決め、まずは３分程度で準備をしてもらいます。 その後順番に１分間でプレゼンテーションをしてもらう、これだけです。 この際他の受講者はミュートにする、ファシリテーターはスマートフォンなどで１分間を計り、画面に映るようにしておく、といった工夫をすると、円滑な実施が可能です。 また人数が多い場合にはブレイクアウトセッションを活用して複数の島にわけて発表を行うことができます。 そしてこのとき、録画機能を利用しておけば、発表後に受講者にその動画を渡すことで、これまででは考えられないくらいスムーズに発表映像の共有が可能になります。 全員の発表が終わったら、投票機能を使って、「一番よかった人」を選んでもらいます。 そして各自が選んだ理由を述べたり、ファシリテーターからのフィードバックを行うなどの方法でワークを締めくくっていきます。 このワークをオンラインでやるメリットはなんでしょうか。 それはZoom以外のメディアを使わずに実施ができることと、素早くフィードバックが返せることです。 従来の研修でも、ビデオカメラやスマートフォン、アンケートツールなどを活用すれば、同じことはできていました。 しかしその場合、録画デバイスの準備はもちろんのこと、様々な下準備が必要になります。 また録画データをどのように受講者に渡すかも難しい問題です。 しかしZoomならば、録画機能と投票機能、マイクのミュートや画面共有機能などを活用することで、原則PC一台で上記のワークが実施できるのです。 インソースの新人オンライン講座とは別のものになりますのでご注意ください。 いかがでしょうか。 Zoomにはオンラインで研修やセミナー、ワークショップを行うための様々な機能がついており、これらを活用することによって、これまで集合研修でやっていたワークの一部をオンラインで実施できるようになります。 ある側面ではむしろ、アップデートすることができるとも考えられます。 他にも共有ドキュメントを活用した議事録をとるワークや、PowerPointを活用して付箋を用いるワークを実装するなど、工夫次第でいろいろな取組みがオンラインでも実施可能です。 ぜひお悩みの研修ご担当者さまはまずはミテモまでご相談ください。
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