宮崎大学オンラインストレージ。 授業料について（2019年度）｜宮崎大学

学務情報システム（わかば）

抱えていた課題 メールでのファイル共有では運用負担が大きすぎる 宮崎県の中核教育研究機関として先端学術研究に取り組む宮崎大学。 植物育種・遺伝資源学の研究に従事している明石良氏を代表者とした研究『環境変動に対する植物の頑健性の解明と応用に向けた基盤技術の創出:大規模画像データに基づくゲノムと環境の相互作用を考慮した成長予測モデルの構築』は、「国立研究開発法人 科学技術振興機構 」JST の CREST に採択された。 CRESTとは、「科学技術イノベーションに大きく寄与する卓越した成果を創出することを目的とし、研究代表者が複数の共同研究グループを組織し実施するネットワーク型研究」のこと。 本プロジェクトでは、「気候変動時代の食料安定確保を実現する環境適応型植物設計システムの構築」という戦略目標が評価された。 このプロジェクトでは、大阪大学 大阪府 や東北大学 宮城県 、茨城大学 茨城県 などの大学の他、かずさ DNA 研究所 千葉県 といった研究機関とプロジェクトチームを作り、共同研究を進めている。 「申請書や報告書、実験データ、プレゼンテーションファイルなどの情報を共有するため、当初はメールやファイル転送システムなどを利用していました。 しかし、受信メールがメールボックスを圧迫したり、ファイルのバージョン管理が必要になったりするなど、繁雑な作業が増えてしまい、本来の業務遂行に影響がでてしまうようになりました」 ー 田中 氏 ソリューション マルチ OS・マルチデバイスに対応し 多くのユーザーを抱えるDropbox Businessを採用 そこで、コラボレーションのためのプラットフォーム導入を検討することになった。 「データをタブレットで取得するシステムを想定しているため、マルチデバイス対応は必須。 さらに、セキュリティリスクについても配慮が必要です。 これらの条件を満たす、扱いやすいプラットフォームを探していました」 ー田中 氏 数あるソリューションの中から選定されたのが「Dropbox Business」だ。 Dropbox Businessは、オンラインストレージの大手サービスとして知られ、多くのユーザーが利用している。 Dropbox Businessのフォルダ内で作成・更新されたファイルは即座に同期されるので、メンバーはほぼリアルタイムで最新データを共有できる。 また、大容量のファイルであっても「スマートシンク」機能を使えばパソコン本体のストレージ容量を気にせずファイルを共有できる。 さらに、Dropboxでプレビューすれば、ファイルを中心にコメントのやり取りも可能だ。 つまり、情報共有の仕組みとして非常に優れているのだ。 2 要素認証にも対応しており、セキュリティ面も万全。 ファイルを共有できる期間を指定できるなど、管理しやすいソリューションとなっている。 Dropbox Businessは、認定パートナーである株式会社キャップドゥを通じて導入された。 キャップドゥは、九州地方を中心に展開している IT コンサルティング企業だ。 国立大学など Dropbox を始め多くのソリューションを提供しており、地場の企業ならではのフットワークの軽さと導入実績が評価され選定された。 同校は、Dropbox Businessを導入した結果、生産性が向上したという。 「同一のファイルをそれぞれが編集できるようになりました。 そのため、メールでファイルを送受信する必要がなくなり、バージョン管理や各所から届くファイルを統合する手間が省けました」 ファイルが更新されると、都度アプリやメールで通知されるので、すぐに対応できるようにもなった。 「実験棟と作業棟は別棟なので、通知は非常に便利です。 通知は、共同研究者にもリアルタイムで届いているので、それぞれがタイムリーに作業できるようになりました」 Dropbox Business の導入によって、実験データがストレスなくやりとりできるようになり、安定して利用できる環境が整ったのだ。 さらに、ファイルを間違えて上書き・編集した際にもDropbox Businessは役立っているという。 「Dropbox Business はファイルの履歴が残っており、すぐに以前のファイルの状態に戻せるのも安心感があります。 また、ファイルは誰が保存・更新したのかも明らかなので、確認・対応する人物を特定できる点もありがたいですね」 最近では、他プロジェクトとのデータ共有にもDropbox Businessが使われ始めている。 「Dropbox を使っている研究者は多いので、データの共有が非常に容易になりました。 メジャーなオンラインストレージのメリットはこういった所にもあると実感しています」 さらに Dropbox Business は、タスク管理にも活用されている。 「共同研究ではタスク管理も課題でした。 さまざまなツールを検討しましたが、使い勝手やコストなどで導入しやすいものではありませんでした。 そこで、Dropbox Paper を使ってタスクや議事録などのドキュメントを管理する方法を試してみたところ、非常にシンプルに管理できるようになりました。 いまでは、論文を作成する際にも Dropbox Paper を使っています。 おかげで、作業効率が飛躍的に高くなりました」 Dropbox Paper は、組織やチームの仕事やアイデアの共有をサポートする共同作業用ツール。 クラウド上のホワイトボードのような形で、プロジェクトに携わるチームメンバーを招待し、情報共有したファイルをもとにした議論や、簡単なタスク管理といった共同作業が可能となる。 議事録を単なる記録で済ませず、プロジェクトとして完結するために活用している企業も多い。 結果 IR 業務の効率化へ向けさらなる活用拡大も検討 このように、ファイルの共有やタスクの共有に効果が出た Dropbox Business だが、今後は学内での利用も検討されている。 その1つが大学 IR Institutional Research。 これは、大学の諸活動に関する情報を収集し、教育機能や経営の基礎となる情報を分析・提供することで、大学の自己評価、意思決定に寄与する活動のこと。 「私の本業は大学 IR。 こちらでも Dropbox Business の利用を検討しています。 大学IRは多くのレポートを作成し、提供していますが、その際のレポート共有に Dropbox Business が使えないか検討しているところです」 ー 田中 氏 現在は、大学が提供しているドキュメント共有システムを使っているが、データの登録や閲覧に手間がかかり、使い勝手が悪い。 「情報を分析・提供しても、それをシンプルに共有できなければ、その情報が活用されることがありません。 Dropbox Business はマルチ OS に対応しており、ファイルの共有もシンプル。 だれでも受け入れられやすい情報共有ツールです。 そのメリットをしっかり伝え、まずは IR の執行委員から使ってもらい、学内での利用を広げていければ」 ー 今後の展望について語る、明石 良 氏 Dropbox Business は、情報の共有のみならず、コラボレーションプラットフォームとして利用されている。 情報を安全に共有できる上、仕事やアイデアの共有をサポートするツールも用意されている。 それだけに生産性の向上の先駆的なモデルとして大きな役割をはたしていくだろう。

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5大クラウドストレージ徹底比較。リモートやグループワークの効率化に役立つのは？｜成果につながるWebスキルアッププログラム

Outline• オンラインストレージとは そもそもオンラインストレージとはどんなものなのでしょうか？ ここでは、オンラインストレージの特徴について紹介します。 オンラインストレージとは オンラインストレージとは、インターネット上のストレージにファイルやデータを保存することができるサービスのことであり、クラウドストレージとも呼ばれます。 USBメモリーやHDD（ハードディスクドライブ）、SSD（ソリッドステートドライブ）などの機器にファイルを保存してデータを管理するのと同じように、インターネット上のストレージにファイルをアップロードすることでデータを管理することができます。 インターネット上のストレージに保存してファイルを管理するため、インターネットにつながる環境にいる限りどんなデバイスからでもそのファイルを閲覧・編集でき、また自分以外の人とも共同でそのファイルを管理することが可能です。 オンラインストレージ導入のメリット 効率的にデータ管理ができるオンラインストレージは、さまざまなビジネスシーンで活用することが可能です。 ここでは、オンラインストレージを導入する具体的なメリットをいくつか紹介します。 そのため、営業先から情報を確認したいときでも、インターネット環境さえあれば、その情報にアクセスすることが可能となります。 1つのオンラインストレージに情報を集約することができるため、効率的に情報共有をおこなえるようになり、業務の生産性を向上させることが可能となります。 オンラインストレージはデータが自動で保存される仕組みになっているため、バックアップを取る手間を省くことができます。 保存されたデータは、複数人で共有して、同時に作業をすることが可能です。 オンラインストレージ導入のデメリット オンラインストレージにはメリットがあると同時に、デメリットも存在します。 ここで紹介するデメリットを理解したうえで、オンラインストレージを利用するようにしましょう。 導入後の失敗を防ぐためには、事前に機能や操作性を十分に確認し、自社に必要な要件が満たされているのかを確認しましょう。 そのため、トラブルが発生したときに、その原因の解消が遅れてしまうと、業務に支障をきたすことになります。 こういったことを少しでも防ぐためにも、事前に運営会社のデータセンターの管理体制を確認しておきましょう。 また、誤ってデータを第三者に公開してしまう人為的なミスも考えられるため、社員のセキュリティに対する意識を高める必要があります。 無料版オンラインストレージと有料版オンラインストレージ オンラインストレージのなかには、無料で使えるものもあればお金を払って有料で使うものもあります。 ここでは、無料版と有料版のオンラインストレージの違いについて紹介します。 無料版オンラインストレージ 無料で使えるオンラインストレージは、フリーミアムで提供されているものがほとんどです。 容量に制限があったり、保存期間に制限があったりなど、少し使いづらい点もあるかもしれませんが、個人で使う分には十分である場合がほとんどでしょう。 法人で使う場合は少し物足りなく感じてしまうかもしれないので、 有料版を使うためのお試しとして使ってみる方が良いかもしれません。 有料版オンラインストレージ 無料版のオンラインストレージを利用していて、容量が足りなくなったり保存期間が短かったりと、物足りなくなった場合に多くの人や企業は有料版のオンラインストレージへ移行します。 有料版オンラインストレージのなかには、容量が無制限で使えるものやサポート体制が充実しているものなど、多種多様のものがあるので自分に合ったものを選んでみてはいかがでしょうか。 オンラインストレージを導入する際に抑えておきたいポイント トルテオ編集部 ここでは、無料版オンラインストレージを導入する前に抑えておきたいポイントを紹介します。 オンラインストレージサービスによって機能や特徴が異なる場合がほとんどなので、ここで紹介するポイントを切り口にして自分に合ったものを選んでみてはいかがでしょうか。 無料で使える容量 無料版オンラインストレージのなかには、ある程度の容量までは無料で使えて、さらに保存できる容量を増やしたい場合は料金が発生するものもあります。 そのため、あらかじめ各オンラインストレージサービスが無料で提供している保存可能容量を把握しておき、「データを保存しきれなかった」といったが起こらないようにしておきましょう。 有料版の有無 多くの無料版オンラインストレージサービスは、そのまま有料版へ移行することができますが、なかには有料版のサービスを提供していないものもあります。 「自分は無料版だけでいい」と思っていても、もしかしたら容量の追加や機能の追加をしたくなることがあるかもしれません。 そのため、さらに機能や容量を追加することができる余地が残されているのかどうかはあらかじめ把握しておくべきでしょう。 保存期間 オンラインストレージサービスのなかには、ファイルを保存することができる期間に制限があるものがあります。 せっかく保存したファイルが知らない間に消えていたというようなことが起こらないように、あらかじめファイルを保存できる期間をチェックしておきましょう。 スマホアプリ対応 オンラインストレージのなかには、スマホアプリに対応しているものもあります。 通勤電車に乗っているときや営業先へ移動するときなど、パソコンが使いづらい環境にいる場合でも、スマホアプリに対応しているオンラインストレージならスマホでファイルを管理することができます。 そのため、スマホアプリ対応のオンラインストレージの方が便利に使うことができるのではないでしょうか。 会員登録の有無 オンラインストレージのなかには、会員登録をすることなく利用できるものもあります。 手軽に手っ取り早く活用したのであれば、会員登録が必要ないものを選んでみてもいいかもしれません。 容量無制限で使える無料オンラインストレージサービス2選 ここでは、容量無制限で使える無料オンラインストレージサービスを紹介します。 ファイルの容量を気にせずに、無制限にファイルの転送・共有をしたい人におすすめします。 保存容量無制限で、1ファイル当たり2GBまでのファイルをアップロード可能なファイル転送サービス• 登録なしで利用することができ、メールで共有できない大容量のファイルでも気軽に共有することが可能• どこにしようか迷われている方は、ここの中から探してみてもいいかもしれません。 5億人以上のユーザー、30万以上のチームに使われているオンラインストレージサービス• PowerPointやPhotoshopなど、サイズが大きなファイルも容易に共有することができる• ところどころ英語説明のみの箇所があるので、英語を読める方にはおすすめです。 音楽や動画、画像、文書など形式を問わずに簡単にアップロード・共有することができるオンラインストレージサービス• テクニカルサポートが24時間営業しているため、土日や深夜にエラーが起きても対応してくれる• 説明やサポートなど、すべて日本語で対応できるため、安心して利用することができるでしょう。 「ボード」機能が搭載されており、仕事仲間や友達など特定のメンバー間でのファイル共有が簡単にできるオンラインストレージサービス• それぞれのファイルにコメントなどのメッセージを残すことができ、COREDRIVE上だけでやり取りが完結する• ましてや、法人で本格的にオンラインストレージを使いたいとなると、もっと膨大な量のファイルやデータを保存する必要があるでしょう。 さらに保存容量を増やしたい、保存期間を長くしたいといった場合は有料版のオンラインストレージに移行してみるのも良いかもしれません。

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5大クラウドストレージ徹底比較。リモートやグループワークの効率化に役立つのは？｜成果につながるWebスキルアッププログラム

抱えていた課題 メールでのファイル共有では運用負担が大きすぎる 宮崎県の中核教育研究機関として先端学術研究に取り組む宮崎大学。 植物育種・遺伝資源学の研究に従事している明石良氏を代表者とした研究『環境変動に対する植物の頑健性の解明と応用に向けた基盤技術の創出:大規模画像データに基づくゲノムと環境の相互作用を考慮した成長予測モデルの構築』は、「国立研究開発法人 科学技術振興機構 」JST の CREST に採択された。 CRESTとは、「科学技術イノベーションに大きく寄与する卓越した成果を創出することを目的とし、研究代表者が複数の共同研究グループを組織し実施するネットワーク型研究」のこと。 本プロジェクトでは、「気候変動時代の食料安定確保を実現する環境適応型植物設計システムの構築」という戦略目標が評価された。 このプロジェクトでは、大阪大学 大阪府 や東北大学 宮城県 、茨城大学 茨城県 などの大学の他、かずさ DNA 研究所 千葉県 といった研究機関とプロジェクトチームを作り、共同研究を進めている。 「申請書や報告書、実験データ、プレゼンテーションファイルなどの情報を共有するため、当初はメールやファイル転送システムなどを利用していました。 しかし、受信メールがメールボックスを圧迫したり、ファイルのバージョン管理が必要になったりするなど、繁雑な作業が増えてしまい、本来の業務遂行に影響がでてしまうようになりました」 ー 田中 氏 ソリューション マルチ OS・マルチデバイスに対応し 多くのユーザーを抱えるDropbox Businessを採用 そこで、コラボレーションのためのプラットフォーム導入を検討することになった。 「データをタブレットで取得するシステムを想定しているため、マルチデバイス対応は必須。 さらに、セキュリティリスクについても配慮が必要です。 これらの条件を満たす、扱いやすいプラットフォームを探していました」 ー田中 氏 数あるソリューションの中から選定されたのが「Dropbox Business」だ。 Dropbox Businessは、オンラインストレージの大手サービスとして知られ、多くのユーザーが利用している。 Dropbox Businessのフォルダ内で作成・更新されたファイルは即座に同期されるので、メンバーはほぼリアルタイムで最新データを共有できる。 また、大容量のファイルであっても「スマートシンク」機能を使えばパソコン本体のストレージ容量を気にせずファイルを共有できる。 さらに、Dropboxでプレビューすれば、ファイルを中心にコメントのやり取りも可能だ。 つまり、情報共有の仕組みとして非常に優れているのだ。 2 要素認証にも対応しており、セキュリティ面も万全。 ファイルを共有できる期間を指定できるなど、管理しやすいソリューションとなっている。 Dropbox Businessは、認定パートナーである株式会社キャップドゥを通じて導入された。 キャップドゥは、九州地方を中心に展開している IT コンサルティング企業だ。 国立大学など Dropbox を始め多くのソリューションを提供しており、地場の企業ならではのフットワークの軽さと導入実績が評価され選定された。 同校は、Dropbox Businessを導入した結果、生産性が向上したという。 「同一のファイルをそれぞれが編集できるようになりました。 そのため、メールでファイルを送受信する必要がなくなり、バージョン管理や各所から届くファイルを統合する手間が省けました」 ファイルが更新されると、都度アプリやメールで通知されるので、すぐに対応できるようにもなった。 「実験棟と作業棟は別棟なので、通知は非常に便利です。 通知は、共同研究者にもリアルタイムで届いているので、それぞれがタイムリーに作業できるようになりました」 Dropbox Business の導入によって、実験データがストレスなくやりとりできるようになり、安定して利用できる環境が整ったのだ。 さらに、ファイルを間違えて上書き・編集した際にもDropbox Businessは役立っているという。 「Dropbox Business はファイルの履歴が残っており、すぐに以前のファイルの状態に戻せるのも安心感があります。 また、ファイルは誰が保存・更新したのかも明らかなので、確認・対応する人物を特定できる点もありがたいですね」 最近では、他プロジェクトとのデータ共有にもDropbox Businessが使われ始めている。 「Dropbox を使っている研究者は多いので、データの共有が非常に容易になりました。 メジャーなオンラインストレージのメリットはこういった所にもあると実感しています」 さらに Dropbox Business は、タスク管理にも活用されている。 「共同研究ではタスク管理も課題でした。 さまざまなツールを検討しましたが、使い勝手やコストなどで導入しやすいものではありませんでした。 そこで、Dropbox Paper を使ってタスクや議事録などのドキュメントを管理する方法を試してみたところ、非常にシンプルに管理できるようになりました。 いまでは、論文を作成する際にも Dropbox Paper を使っています。 おかげで、作業効率が飛躍的に高くなりました」 Dropbox Paper は、組織やチームの仕事やアイデアの共有をサポートする共同作業用ツール。 クラウド上のホワイトボードのような形で、プロジェクトに携わるチームメンバーを招待し、情報共有したファイルをもとにした議論や、簡単なタスク管理といった共同作業が可能となる。 議事録を単なる記録で済ませず、プロジェクトとして完結するために活用している企業も多い。 結果 IR 業務の効率化へ向けさらなる活用拡大も検討 このように、ファイルの共有やタスクの共有に効果が出た Dropbox Business だが、今後は学内での利用も検討されている。 その1つが大学 IR Institutional Research。 これは、大学の諸活動に関する情報を収集し、教育機能や経営の基礎となる情報を分析・提供することで、大学の自己評価、意思決定に寄与する活動のこと。 「私の本業は大学 IR。 こちらでも Dropbox Business の利用を検討しています。 大学IRは多くのレポートを作成し、提供していますが、その際のレポート共有に Dropbox Business が使えないか検討しているところです」 ー 田中 氏 現在は、大学が提供しているドキュメント共有システムを使っているが、データの登録や閲覧に手間がかかり、使い勝手が悪い。 「情報を分析・提供しても、それをシンプルに共有できなければ、その情報が活用されることがありません。 Dropbox Business はマルチ OS に対応しており、ファイルの共有もシンプル。 だれでも受け入れられやすい情報共有ツールです。 そのメリットをしっかり伝え、まずは IR の執行委員から使ってもらい、学内での利用を広げていければ」 ー 今後の展望について語る、明石 良 氏 Dropbox Business は、情報の共有のみならず、コラボレーションプラットフォームとして利用されている。 情報を安全に共有できる上、仕事やアイデアの共有をサポートするツールも用意されている。 それだけに生産性の向上の先駆的なモデルとして大きな役割をはたしていくだろう。

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