知らないと恥ずかしい！ビジネスメールで必須の返信・引用マナー3選
ビジネスメールのマナーは社会人にとっての必須スキルです。 電話や直接会ってのやりとりと違い、1度送ってしまえば相手が消さない限りずっと残り続けてしまいます。 送ってしまった後で送り先に失礼な内容ではなかったか、不安になる人も多いのではないでしょうか。 いったいどのような返信であれば失礼に当たらず、相手の心証もよくなるのか。 そんなビジネスメールの返信方法を紹介していきます。 日程調節のメールの仕方 もっとも頻繁に行われ、多くのやりとりをするビジネスメールの1つに「日程調節」が挙げられます。 提案や返信の仕方で相手を困らせていないか、無理のないスケジュールで返信してしまってないかと、課題は多くあります。 そんな日程調整のビジネスメールにも抑えておくポイントがいくつかあります。 なぜ打ち合わせをしたいのかを明記すること ポイントの1つは、なぜ打ち合わせが必要なのかという意図を明記することです。 打ち合わせは相手にも時間を作ってもらうのですから「なぜ時間を割いてまで直接話し合う必要があるのか」を相手に理解してもらう必要があります。 メールのやりとりで十分ではと相手に思われてしまっては、相手は不快感を抱きます。 また、すぐ打ち合わせをした方がいいのか、落ち着いて打ち合わせの内容を考えてから行った方がいいのかという事を相手が考える基準にもなります。 打ち合わせの内容、案件の進捗状況、打ち合わせにどのぐらい時間をかけたいのかといった返信がしやすいよう、ビジネスメールを送る際はこれらの情報を明記しましょう。 場所の候補は送る側が提案する ビジネスメールにおいては基本的に、打ち合わせを行う場所は発案側が提示するのがマナーです。 特に取引先などと行う場合、「都合のいい場所を提示してもらえますでしょうか」などといったように、セッティングを任せるのは失礼にあたります。 相手が会議室を抑えるなどした場合、その手間もかかってしまいますので、会社が遠い場合は自社との中間にある場所を提示するなどして、相手側が返信に際しなるべく手間を取らせないようにする配慮が必要です。 日時の候補は複数設け、返信も複数返してもらうこと 日程を決める際には、複数の候補日を提案することがおすすめです。 いつでもいいなどとメールを送った場合、万が一相手方が提案してきた日程を呑めなければ心証が悪くなります。 必ず大丈夫な日取りをいくつか設けて相手に提案すると良いでしょう。 また、返信を求める際にも相手方に複数の候補を返信してもうと、調整しやすくなります。 第2、第3希望あたりまでを教えてもらえるようにすると良いでしょう。 それか「候補日の中から可能な日取りを幾つか教えていただけるでしょうか」などといった形で返信すると、相手も調整がしやすくなります。 逆に自分が返信する立場の場合も、指定がなくても候補日は複数希望するようにします。 返信の期限も設定する 返信期限の設定もビジネスメールにおいては重要です。 相手からせっかく返信があっても会議室が抑えられる期間を過ぎている、などという事態もありえますので、セッティング可能な期間内に返信してもらえるように相手に打診しましょう。 とはいえ火急の案件でなければ、数日中は相手にも日程を調整する期間を設けた方が良いでしょう。 ビジネスメールの返信の具体的なマナー 新入社員に多いのですが、ですます口調が正しくない、謙譲、丁寧語が使えていないといった具合に、敬語が正しく使えない人がにいます。 ビジネスメールにおいて敬語が使えないというのはそれだけで相手に対し失礼ですし、会社の社員教育が行き届いていないという印象を与えかねません。 些細な返信であっても、敬語などのマナーは徹底するように自身も注意しましょう。 特に社外へのメールではそれが親しい相手であっても「さん付け」は厳禁です。 そのメールを見るのが相手だけとは限りません。 返信メールにはお礼の言葉を入れる 返信メールをする際にはお礼の言葉を入れるようにします。 相手からの連絡が早ければ「迅速な対応ありがとうございます」や「お忙しい中の対応ありがとうございます」といった感じです。 何らかの提案であれば提案に対する謝辞を述べるなど、ビジネスメールにおいては内容が淡泊にならないよう注意します。 返信はできる限り迅速に行う ビジネスメールへの返信は可能な限り迅速に行うのが基本です。 当日ないし翌日までには返信を行うようにします。 もし返答に時間がかかりそうな案件であれば「ご返答にはしばらくお時間をいただけますでしょうか」といったように、その旨を先方に伝えます。 できるだけレスポンスを早くして、相手に不信感を与えないようにしましょう。 ビジネスメールの返信の例文 それでは実際にビジネスメールの返信の例文を記述していきます。 上記したポイントを交えて複数のケースを用いてみますので、参考にしてみてください。 先日のミーティングでは丁寧に対応していただき、ありがとうございました。 プロジェクト実現に向けて実りのあるお時間になったのではないかと思います。 さて、この度も打ち合わせのご提案をいただきまして、ありがとうございます。 こちらとしましてはご指定いただきました中で 1月14日14時から 1月16日10時から のいずれかで、貴社の都合のよい日時にしていただければと思います。 メールにて恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。 先程いただいたメールの内容を確認いたしました。 このような提案をしていただきましたこと、まず御礼申し上げます。 この件につきましては社内で検討し、改めて当方よりご連絡さしあげます。 取り急ぎ用件のみになりますが、今後ともよろしくお願いいたします。 本日は丁寧なメールを頂きましたこと、厚く御礼申し上げます。 貴社にとって有益なご提案ができますようにますます精進していくつもりです。 今後ともお取引きとご厚誼のほど、よろしくお願い申し上げます。 この度はお誘いのご連絡をいただきありがとうございます。 ぜひとも貴社が主催するパーティに参加させていただければと思います。 つきましてはパーティーの日時や開催場所などの詳細をいただけますでしょうか。 ご多忙とは存じますがご連絡いただけると幸いです。 それでは当日を楽しみにしております。 この度はお誘いのご連絡をいただきありがとうございます。 当方としても参加したいのですが、あいにくこの日は別の予定がはいっており、 貴社のイベントに参加する事ができません。 心苦しいのですが、 またの機会にお誘いいただければと思います。 貴社のイベントの成功を心より祈っております。 それでは失礼いたします。 重要なのは相手の立場に立って考えるということです。 どのような件名でメールをもらうのがありがたいかという観点からビジネスメール返信の件名について解説します。 Re：はつけるべきか否か メールを返信する際に自動で付随する「Re」ですが、残すかどうかは賛否あります。 ですが、結論としては残した方が良いです。 理由としましては「返信かどうかが一目でわかる」という点です。 先方も仕事によっては1日に何十、何百というメールを処理しなければなりません。 その中で「Re」という単語がついていれば返信であることが一目でわかりますので、その後の対応がしやすくなります。 件名は変えるべきか 人によってはビジネスメールの返信をもらった際に、件名がそのままでは手抜きに見えないかと不安に感じるでしょう。 しかし、ビジネスメールを返信してもらう立場に回ってみればわかります。 件名は、可能であればそのままの方が受け取る側にとってはありがたいです。 例えば「来週行われる会議の時間変更の件について」という内容で、あなたが2つの送り先にビジネスメールを送ったとします。 それに対し「Re：来週行われる会議の時間変更の件について」と「会議の件、承知しました」という2つの返事が返ってきた場合、内容について把握しやすいのは前者ではないでしょうか。 件名がそのままだから手抜きだと判断する人は、滅多にいないでしょう。 それよりも、相手にとってどのような件名がわかりやすいかを考えた場合、そのままにしておくのがいいでしょう。 相手にあわせた臨機応変さも必要 ビジネスメールの返信をするとき、件名は変えない方が相手に伝わりやすいですが、会社の風習や上司の考えによっては「件名は変更した方が丁寧だ」と指摘される場合もあります。 そのような時は、できる限り相手に返信だと伝わるような、わかりやすい件名をつけるのがいいでしょう。 「～という案件についてのご返信」のような形にすれば、だいぶわかりやすくなります。 ビジネスメール返信の引用 引用とは自分の文章の中に他人の言葉や文章を用いることです。 ビジネスメールにおいてはよく使う手法の1つですので、覚えておきましょう。 引用をうまく使えるようになることでメールを書く時間を大幅に短縮することもできます。 ビジネスメールにおける引用のメリットとは？ ビジネスメールを返信する際の引用のメリットについて説明します。 上記でも少し触れましたが、効率的であるという点です。 引用を用いない場合、相手方の文章をある程度要約する必要がありますが、引用を使った場合、その次の行から相手に対する返答を書く事ができます。 引用する場合の注意点 ビジネスメールにおいて引用をする場合の注意点もあります。 それは全体引用を用いないということです。 相手のメールが長文であった場合、全てを引用すると相手にも内容が伝わりにくいですし、自分の文章が簡潔であった場合、見栄えも悪いですし、何より手抜きとおもわれかねません。 基本は要所を引用するということ 上記のような事態を避けるためにも、相手方の書いたビジネスメールから引用して返信する際は「要所を引用する」というのが基本です。 打ち合わせの日取りの提案であれば、具体的な日付の書いてある部分などを引用してください。 ビジネスメールの返信の返信の仕方 ビジネスメールの返信にさらに返信を重ねる場合のメールの書き方について記述します。 注意点やポイントを簡潔に記載していきますので、ビジネスメールを使う際の参考にしてみてください。 返信が重なる自動引用はいったん消去する メールソフトや設定によっては、相手の文章がそのまま引用されている事もあります。 メールによっては自分が最初に送ったメールまで本文に含まれてしまう事がありますので、自動引用の設定がされている場合は、まず引用部分を消去してください。 「あの件」「例の」を使わず、具体的に書く ビジネスメールのやりとりが重なってくると、「例の」や「あの」といった抽象的な表現では相手にどれを指しているのか伝わらない事があります。 そういった表現はできる限り避けて、具体的に何の事を言っているのかを記述してやりとりをしましょう。 メールの日付をうまく使うテクニック ビジネスメールの返信を重ねる場合、抽象的なやりとりはせず、具体的に書いた方がいいと記述しましたが、要約が難しい内容や1日に何度もやりとりをしている場合、複数のメールについて言及する場合があります。 そういった時は日付を使うのが有効です。 「1月23日にお送りしたメールの件ですが」と言った具合に記載すれば、相手は日付からメールを遡って確認し、何の事を言っているのかがわかりやすくなります。 細かい事ですがビジネスメールにおいて非常に有効なテクニックですので、ぜひ実践していきましょう。 ビジネスメールの返信はどこまでするのか ビジネスメールにおいて、どこまで返信すればいいのかは悩みます。 こちらが何度締めくくろうとしても相手からお礼の返信が来るという情況があります。 自分から切り上げてしまってもいいのか、これ以上は相手に迷惑ではないかなど、考え出すときりがありません。 そこで、ビジネスメールにおいて返信をどこまでするのかについて記述しますので、参考にしてください。 お礼のお礼はやめるようにする 相手がお礼のメールを送ってきた場合は、そこが返信をやめる機会と考えていいでしょう。 「御礼をくれたお礼を申し上げます」など、相手にとっても自分にとっても時間の無駄です。 ビジネスメールのやりとりでは、いったん話題が締めくくられ、いずれかが御礼のメールを送った時に切り上げてしまいましょう。 別の話題に移ったら新しく新規にメールする メールのやりとりの最中に別の話題に話が移る事はよくあります。 その場合はいったん切りのいいところでそのメールでのやりとりを終了させて、新規にメールしましょう。 後々になって見返す場合にどこで話をしたかわからなくなります。 ビジネスメールで返信を重ねていく場合は、1つの話題ごとに新規にメールを送った方が何かと便利です。 メールを途中で切り上げたい場合は メールを途中で切り上げたい、相手からの返信がいらない場合は「このメールに対する返信は不要です」という言葉を使いましょう。 ただし注意したいのが、何度もやりとりをした最中などでは相手に失礼な印象を与えてしまう事があります。 ビジネスメールにおける常套句の１つではありますが、使うならメールのやりとりが少ないうちか、事務的に済ませたいメールに対してのみ使いましょう。 ビジネスメールの返信の催促の方法 ビジネスメールのやりとりにおいて、相手に返事を催促する場面は必ずあります。 相手の返事が遅れている場合や上司などから催促するよう促される場面は多々あります。 また顧客に返信を催促する場合、書き方を間違えるとクレームになりかねません。 どういった風に催促するのがビジネスメールとして正しいのかを紹介していきます。 内容を具体的に記述する ビジネスメールにおける大原則ですが、相手に内容がわかるよう具体的に書きましょう。 「あの件での返信がいまだ届いていないためご連絡さしあげました」では相手には何の事かわからない場合がありますし、失礼にあたります。 具体的な期限を決める 「いつになったら返事をいただけるのでしょうか」や「早く返事をくださるようお願いします」などといったように、催促するにしてもこのような文面はクレームにもつながります。 ビジネスメールにおいて、こういう催促の仕方はNGですので注意しましょう。 「いついつまでに返信してくださるようお願いします」といった具合に、具体的な期限を決めましょう。 自分にとっても先方にとっても区切りとなります。 フォローの言葉を入れる 基本的に催促のメールというのは相手方からすればせかされているように感じてしまいます。 そこで一言でいいのでフォローの言葉を入れると良いでしょう。 「ご多忙中とは存じますが返信のほど、よろしくお願いします」というような言葉です。 メールの最後には「行き違いになっていたらすみません」という文面も添えるようにします。 メール全体が柔らかくなりますし、本当に行き違っていた場合に相手方の心証を和らげる効果もありますので、ビジネスメールとしては効果的です。 相手の立場に立って書く.
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