社内ビジネス文書の書き方・例文・文例 書式・フォーマット 雛形（ひな形） テンプレート03（基本形）（DOC形式）（ワード Word）
送付状とビジネスマナー 送付状とは郵便物やFAXを送付する際に、送付した資料の内容や枚数などの概要、送付者や宛先などを記載した文書です。 送り状やカバーレター、添え状と呼ばれることもあります。 ビジネスシーンで郵送物を送るときに本題となる資料だけを送付するよりも、送付状を同封して書類を送付することはビジネスマナーでは好ましいと言われています。 送り状を一枚同封することで郵便物を受け取った相手は、誰から送られてきた郵便物なのか、何についての資料が何枚入っているのかなどを一目見て理解することができます。 また送付状を添付することで書類漏れや内容などの送付者のミスを防げるという役割を果たします。 ただし送付状を同封し忘れてしまったと言ってもマナー違反になったり、採用の結果に関係するものではありません。 ビジネスシーンでの送付状の基本的な書き方 宛先には相手先の会社名を記入します。 送付状の宛先の書き方は文書の左上左詰めになるように記載します。 また担当者に宛てる場合は相手先部署名と氏名を記入します。 会社や部署全体宛に送付する場合には「御中」を、担当者宛に送付する場合には「様」をつけます。 なお、「御中」と「様」を同時に使うことは二重敬称に当たるため、併用しないように気を付けましょう。 また送付状に記載する会社名の略称で書いたり株式会社を 株 と省略することは、ビジネスシーンでは相手に失礼になるので正式名称を記載するのがビジネスマナーです。 書類作成者の著名の書き方 書類作成者の著名を記載します。 ビジネスシーンでの著名の書き方は会社名、部署名、郵便番号、会社住所、電話番号、氏名などを記載します。 ただし住所は記載せずに会社名、部署名、名前のみの場合もあります。 送付状を受け取った相手からの連絡を希望する場合などは会社所在地や電話番号を記載するなど、必要に応じて記載する事項が異なりますので臨機応変に対応しましょう。 また上記以外では役職やFAX番号などを記載することもあります。 また著名を記載する位置は送付状では宛名よりも下に、そして見やすいように右詰めで書くのがビジネスマナーです。 タイトルの書き方 どのような目的で書類を送付するのかをタイトルとして記載します。 書き方の例として「応募書類の送付について」や「カタログ一式の送付のご案内」「書類送付のご案内」などがあります。 タイトルは目立つように中央揃えで記載します。 フォントの大きさを他の文字よりも大きくしても良いでしょう。 「拝啓」「敬具」が一般的に使われる頭語と結語なので覚えておきましょう。 書き方は「拝啓」を左詰めし文書を始め、「敬具」を本文の下に右詰めで書き文書を終えます。 「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」はビジネスシーンではよく使われる挨拶文ですので、覚えておきましょう。 書き方の例として「早速ではございますが、下記の書類を送付いたします。 ご査収くださいますようお願い申し上げます」など、簡潔に記載するのがビジネス文書での基本的な書き方です。 送付書類の記載の書き方 送付状で大切なのが送付書類の記載です。 どのような書類が何枚同封しているのかを記載することで、受取人は一目で封筒の中身を把握することができます。 書き方は「記」の一文字を中央揃えにし他の文章から目立たせます。 書き方は文書の最後に右下右詰めで「以上」と書くことで文書を締める役割を果たします。 「以上」は締め言葉なのでビジネスマナー上「以上」のあとに文章を続けてはいけませんので注意しましょう。 社外宛ての送付状 ビジネスシーンで社外のクライアントに送付状を送る場面にたびたび遭遇するでしょう。 社外宛に送付状を書く際は相手に失礼のないように会社名は略称でなく正式名称で書き、書類内容や枚数に間違いがないか確認しましょう。 また、同封書類によっては送付状にお詫びの一文を添えることもあります。 書類だけでなくお中元やお歳暮などの送付状を書くこともありますので、言い回しなどは随時チェックしておくとよいでしょう。 個人宛の送付状 ビジネスでは個人のお客さまに資料をお送りする際にも送付状は欠かせません。 個人宛の送付状でも基本的な送付状の書き方で問題ありません。 個人宛の送付状では挨拶文に「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」と書くことが多いので、フレーズとして覚えておくとよいでしょう。 また注意したいのが企業宛の送付状で使う「ご盛栄」というワードです。 「ご盛栄」は商売がますます繁盛すると言った意味があるため個人宛の場合は不適切です。 「ご清祥」という言葉を使うようにしましょう。 請求書に送付状をつける場合 ビジネスシーンで多いのが請求書を送信する場面です。 請求書を送付する場合の送付状の書き方は書類に同封する送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし請求書につける送付状の場合は基本事項の他に「何の件の請求書か」、「入金のお願い」についても記載します。 具体的な書き方の例は「この度は〇〇（商品名）につきまして、請求書を送付申し上げますので、内容をご確認の上、期日までにご対応くださいますようお願い申し上げます」などがありますので、ビジネス文書で困ったときは参考にしてください。 社内宛ての送付状 ビジネス文書として社内宛に郵便物を出す場合の送付状の書き方は、社外向けの送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし社内宛の場合は社外宛で書いた時候の挨拶文は省きます。 また、担当者の名前がわからない場合には「〇〇担当者様」と記載します。 郵送する際のポイント ビジネスシーンで送付状を郵送するときに「送付状は手書きで書かなければいけない」と考える方もいますが、手書きでなくワードやエクセルで作成したファイルを印刷したもので問題ありません。 また、送付状のサイズは同封する書類のサイズに合わせた大きさで送るのが一般的で、A4やB5サイズなどで作成することが多いです。 封筒に入れる際のポイントは、送付状が一番上になるように書類の順番に気を付けてください。 送付状に箇条書きで書いた順番どおりに封入するのがスマートな封入方法で、書類を受け取った相手が見やすくなります。 またA4サイズなど大きめの封筒に入れる場合は書類を折らずに封入することができるので、クリアファイルに送付状を含めた書類一式を入れて送ります。 小さなサイズの封筒に入れる場合には、書類を3つ折りにして送るのが一般的なビジネスマナーです。 FAX送付状の書き方は？ FAXを送付するときにもFAX送付状と呼ばれる案内状を添えて送信するのがビジネスマナーです。 FAXの送信状の書き方は、郵送などの一般的な送付状の書き方とほぼ同じですが、一般的な送付状と違う点は、送付状のタイトル位置と、別記と結びの有無、送信枚数の有無です。 一般的な送付状ではタイトルは著名の後に書きますが、FAX送信状では文書の一番上にタイトルを書きます。 次にFAXの場合は「送信枚数」として送付状を含めた送信枚数を記載します。 書き方の例は「送信枚数：3枚（送信状含）などです。 FAXの場合は他に受信した書類との混在を避けるために、送信総数を記載するのがビジネスマナーです。 さらに一般的な送付状で記載する「記」「以上」はFAX送信状では不要です。 送信枚数の後に【送付内容】と書き、送信書類を箇条書きで書くのが一般的なビジネスマナーです。 手書きでのビジネスでの送付状の書き方 手書きの送付状でも記載内容はPCで作成する送付状のときと変わりませんが、手書きで送付状を書くときは縦書きで書くのが一般的と言われています。 また同封書類が少ないときは『商品に関する「請求書一枚」を送付させていただきます。 』など箇条書きにしない書き方もあります。 またPCで作成した送付状は文書の左上に宛先を記載するというフォーマットが一般的ですが、手書きの場合は「拝啓～」から文書を始め日付や宛先を文書の最後に書くなど、PCで作成する送付状に比べフォーマットの自由度があります。 ビジネスでのお詫びの送付状の書き方 相手先に間違った資料や商品を送ってしまい再度郵送物を送る場合や、郵送が遅れてしまう場合などは送付状にお詫びの言葉を盛り込んで同封書類に添えます。 送付状にお詫びの文言を記載する際は不要なことやお詫びの言葉は最小限にとどめるのがビジネスマナー上好ましいとされています。 送付書類に不備があったり郵送の遅延が発覚した場合は、まずは真っ先に前方に電話でお詫びするのが社会人としてのマナーです。 書類を送付するのは電話での謝罪後になるので、送付状に添えるお詫びの文言は最低限にしましょう。 お詫びの文言では、「書類送付が遅くなってしまい、申し訳ございません」「私の不手際により書類に不備がありましたこと、心よりお詫び申し上げます」など、簡潔丁寧にお詫びの言葉を添えます。 また、頭語と結語を「謹啓」「敬白」とすることで、より深くお詫びしていると姿勢を表現すると言われています。 相手に失礼のない送付状を心がけましょう.
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