「手間がめちゃくちゃ減った」 郵送とオンラインのハイブリッド給付金申請、非エンジニアの市職員が開発 経緯を聞いた (1/2)
サイボウズ株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：青野慶久、以下サイボウズ）は、兵庫県加古川市（市長：岡田康裕、以下加古川市）において、特別定額給付金申請をオンライン化する独自フォームにkintone[1]が採用されたことを発表します。 このシステムは、各家庭へ郵送される申請書に記載の固有番号を活用し、自治体の住民情報との照合を行うことで事務手続きを大幅に省力化します。 また、申請者の負担を軽減することが可能です。 オンライン申請用独自フォーム採用の背景 国民1人当たりに10万円を支給する「特別定額給付金」制度は、コロナ禍での緊急の施策として急遽決まり、マイナンバーカードを活用したオンライン申請も始まっていますが、マイナンバーでの本人確認ができていても、申請内容が正しいかどうかの判断は自治体側となり、正しい内容があらかじめ記載された申請書を家庭に送る郵送方式に比較して、申請内容や二重登録の確認に多大な工数がかかっています。 これに対して加古川市では、郵送する用紙に記載した固有の番号を活用することで、申請書に印字するデータをそのままシステムに反映できることに着目し、市民への迅速な給付金の支給と市役所職員の事務作業の負担軽減を目的に、独自に申請フォームを作ることにしました。 加古川市版特別給付金オンライン申請の仕組み 市民は、郵送された申請書に記載の「照会番号」と、本人確認書類画像の添付、本人名義の口座情報画像の添付により、スマートフォンやPCからオンライン申請を行うことが出来ます。 受け取ったデータは「照会番号」に紐付いており、申請書のデータとの照合が簡単に行なえるため、給付までの期間を大幅に縮めることが可能です。 右：加古川市版オンライン申請フォーム 今回は緊急の対策ということから、市役所職員が数日間でフォームを作り上げ、kintoneのセキュリティ機能を利用することで安全性を担保できています。 申請フォームは、kintoneの連携サービスであるトヨクモ株式会社のフォームブリッジ[2]を使用しています。 加古川市版特別給付金オンライン申請のメリット• １．マイナンバーカードを所有しなくても申請可能• ２．本人確認書類はスマホなどから写真撮影でOK• ３．振込先口座名などは一覧から選択、誤入力を極力排除したフォーム設計• ４．給付対象者氏名の入力不要• ５．事務作業削減により振込までの処理時間の短縮 見込める効果と今後の展望 加古川市の試算では、11万世帯がこのフォームから申請した場合、郵送で申請した場合と比較して事務処理時間が5分の1へと大幅に削減され、迅速な給付につながるとされています。 また加古川市では、このテンプレートを事務作業の煩雑化で給付に遅れが生じたり、職員に負担がかかっている自治体へ提供したいとの意向を示しており、サイボウズではその支援を行う予定です。 営業の案件管理、お客様からの問い合わせ履歴やクレーム対応の管理、プロジェクトの進捗やタスク管理、従業員の業務日報など、お客様の用途に合わせた業務アプリの作成が可能です。 アプリケーションはノンプログラミングで開発できます。 また、社内SNSのようなコミュニケーション機能を活用することでスピーディな情報共有が可能になり、業務効率化を実現します。 [2]フォームブリッジとは kintoneに接続できる高機能なwebフォームで、入力されたデータはkintoneに投稿できます。 ホームページでのお問い合わせ受付や申込み、アンケートなどのフォームを簡単に作成できるようになります。 また、簡単なフォームを作成するだけではなく、kintoneの画面では実現できない条件分岐フォームやステップフォーム等、高度なフォームを作成することも可能です。
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